Un documento PDF escaneado es un archivo digital que contiene una imagen de un documento físico escaneado con un escáner. El escáner captura el texto y las imágenes en el documento físico y los convierte a un formato digital, luego los guarda como un archivo PDF. Los documentos PDF escaneados pueden contener cualquier tipo de material impreso, incluidos libros, informes, facturas y otros documentos. A diferencia de los documentos PDF editables, los PDF escaneados normalmente no se pueden buscar ni editar sin usar el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Beneficios del documento PDF que admite búsquedas
Algunos beneficios de los documentos PDF con capacidad de búsqueda incluyen los siguientes:
- Productividad incrementada: La búsqueda de información específica en un documento PDF con capacidad de búsqueda es mucho más rápida y eficiente que escanear manualmente páginas de texto.
- Accesibilidad mejorada: Los lectores de pantalla pueden leer documentos PDF en los que se pueden realizar búsquedas en voz alta, lo que los hace accesibles para las personas con discapacidades visuales.
- Colaboración más fácil: La colaboración en documentos se hace más accesible cuando el texto se puede buscar. Los miembros del equipo pueden encontrar y extraer rápidamente la información necesaria para completar su trabajo.
- Espacio de almacenamiento reducido: Los documentos PDF que admiten búsquedas se pueden comprimir sin perder su capacidad de búsqueda, lo que les permite ocupar menos espacio de almacenamiento.
La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) ayuda a generar documentos PDF que permiten realizar búsquedas. Es una herramienta de software que digitaliza grandes volúmenes de documentos, convierte registros físicos en archivos electrónicos que permiten realizar búsquedas y mejora la precisión de la entrada de datos. El software OCR puede ser independiente, incrustado en un escáner o integrado en un software de gestión de documentos. Sin embargo, la precisión del OCR puede verse afectada por la calidad del documento, el tipo de fuente y el idioma, por lo que es crucial elegir un software de OCR de alta calidad y optimizar el proceso de escaneo para obtener los mejores resultados.
¿Qué es OCR?
OCR, conocido como reconocimiento óptico de caracteres, es una tecnología que permite el reconocimiento de texto impreso o escrito a mano dentro de una imagen y luego convierte ese texto en texto legible por máquina.
Los cuatro tipos principales de OCR son:
- El reconocimiento óptico de caracteres, u OCR, es una tecnología utilizada para reconocer texto impreso dentro de una imagen y convertirlo en texto legible por máquina. La tecnología OCR se usa ampliamente para digitalizar documentos impresos, como libros, revistas y documentos legales.
- OWR, o reconocimiento óptico de palabras, es una tecnología similar a OCR pero diseñada específicamente para reconocer palabras completas dentro de una imagen. Esta tecnología se usa comúnmente en aplicaciones de reconocimiento de escritura a mano, donde es esencial reconocer palabras completas en lugar de caracteres individuales.
- OMR, o reconocimiento óptico de marcas, es una tecnología que se utiliza para reconocer marcas específicas hechas en un formulario de papel, como casillas de verificación o burbujas. La tecnología OMR se usa comúnmente en pruebas estandarizadas, encuestas y otras aplicaciones donde los datos deben recopilarse de formularios en papel.
- ICR, o Reconocimiento Inteligente de Caracteres, es una tecnología que reconoce texto escrito a mano dentro de una imagen. La tecnología ICR es más compleja que OCR u OWR porque requiere identificar caracteres individuales y comparar esos caracteres con una base de datos de caracteres conocidos.
Al comparar estas tecnologías, es vital considerar sus fortalezas y debilidades.
- OCR es muy preciso para reconocer texto impreso, pero puede tener problemas con la escritura a mano o con texto mal impreso.
- OWR está diseñado explícitamente para el reconocimiento de escritura a mano y puede ser más preciso para esa aplicación.
- OMR es muy preciso para reconocer marcas específicas en un formulario en papel, pero no puede reconocer texto.
- ICR es el más complejo y puede manejar una gama más amplia de escritura a mano, pero puede requerir una amplia capacitación y puede no ser lo suficientemente preciso para algunas aplicaciones.
En última instancia, la elección de la tecnología depende de la aplicación específica y del tipo de texto o símbolos que deben reconocerse.
Comparación del popular software OCR disponible en 2023
Como se mencionó anteriormente, la tecnología OCR se utiliza principalmente para la tarea de extraer texto automáticamente de archivos PDF e imágenes escaneados. Hay muchas herramientas disponibles para este propósito, y aquí proporcionaremos una breve introducción al software de OCR más popular en 2023:
- AcePDF
- Tesseract OCR
- FineReader
- Visión de la nube de Google
- Amazon Textil
Todas estas herramientas vienen con un conjunto diferente de características y hemos evaluado sus fortalezas y debilidades para facilitarle la elección de la mejor herramienta de OCR que mejor se adapte a sus propósitos. En nuestra comparación, hemos encontrado que AcePDF es fácil de usar y ofrece una gama de funciones relacionadas con OCR, que harán que la tarea de reconocimiento de texto en PDF sea sencilla para usted. No tiene ningún problema con los documentos bien escaneados e incluso reconoció el texto en el documento capturado con el teléfono inteligente de manera similar.
¿Cómo OCR un documento PDF escaneado?
La mayoría de los archivos PDF que circulan por la web contienen texto incorporado, y muchos programas populares de escritorio y móviles y paquetes de software de escáner tienen tecnología OCR incorporada. no se puede extraer mecánicamente.
En este escenario, el OCR se puede realizar automáticamente con la ayuda de una canalización de software gratuito y de código abierto. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con un extenso corpus de documentos que necesitan indexar todo el texto o cuando se transfieren documentos o imágenes a una aplicación web que necesita extraer texto.
Aquí hay una guía paso a paso para OCR un documento PDF escaneado:
- Elija un software de OCR: Varios programas de OCR están disponibles en el mercado. Puede elegir cualquiera de ellos, como AcePDF o cualquier otro con el que se sienta cómodo.
- Abra el documento PDF escaneado: Abra el documento PDF que desea OCR en su software OCR.
- Seleccione la funcionalidad OCR: Inicie el proceso de OCR seleccionando la herramienta OCR en su software OCR. La ubicación de la herramienta OCR puede variar según el software que esté utilizando.
- Seleccione la configuración de OCR: Elija el idioma del documento que desea OCR. También puede tener la opción de seleccionar el nivel de precisión de OCR, lo que puede afectar el tiempo de procesamiento y la calidad de salida.
- Inicie el proceso de OCR: Una vez que haya seleccionado la configuración de OCR, inicie el proceso de OCR haciendo clic en el botón "OCR". Puede llevar algo de tiempo, según el tamaño del documento y el nivel de precisión que haya seleccionado.
- Revisar la salida de OCR: Una vez que se complete el proceso de OCR, revise la salida de OCR para asegurarse de que el texto se reconozca con precisión. Compruebe si hay errores, faltas de ortografía o problemas de formato.
- Guarde la salida OCR: Una vez satisfecho con la salida de OCR, guarde el documento con la salida de OCR como un nuevo archivo PDF. También puede guardar el documento en otros formatos, como Microsoft Word o texto sin formato.
- Edite la salida OCR (opcional): Si hay algún error en la salida de OCR, puede editar el texto en su software de OCR o exportar el texto a un procesador de textos para realizar los cambios necesarios.
Siguiendo estos pasos, puede OCR un documento PDF escaneado y convertirlo en un formato digital editable y con capacidad de búsqueda.
El mejor software de OCR para documentos PDF escaneados: AcePDF
Si es nuevo en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), AcePDF es la única herramienta que necesita. Realizar OCR para hacer que los archivos PDF escaneados se puedan buscar es solo una de las muchas funciones con las que AcePDF puede ayudarlo. Como un potente editor y convertidor de PDF, viene con muchas herramientas únicas que lo ayudarán a administrar sus flujos de trabajo de PDF y, en última instancia, lo ayudarán a ser más productivo en el trabajo. Algunas de estas increíbles características son las siguientes:
- Las funciones de anotaciones y marcado abundan en este editor de PDF, que permite la anotación de documentos PDF con resaltados, subrayados, llamadas, flechas y mucho más.
- Convierta sin esfuerzo archivos PDF a formatos editables como Word, Excel o PowerPoint utilizando el convertidor integrado de este editor de PDF.
- Función de encabezados y pies de página para mejorar la legibilidad del documento PDF en su conjunto.
Problemas comunes de OCR y soluciones
La tecnología OCR puede ser beneficiosa para reconocer texto dentro de imágenes, pero pueden surgir varios problemas comunes durante el proceso de OCR. Estos son algunos de los problemas de OCR más comunes y cómo AcePDF puede ayudar a resolverlos:
- Mala calidad de imagen: Si la imagen que se está editando con OCR es de mala calidad, es posible que el software de OCR no reconozca el texto con precisión. AcePDF utiliza algoritmos avanzados de procesamiento de imágenes para mejorar la calidad de la imagen y mejorar la precisión de OCR.
- Idiomas mixtos: Si la imagen contiene texto en varios idiomas, el software de OCR puede tener dificultades para reconocer el texto. AcePDF es compatible con OCR en más de 20 idiomas, lo que facilita el reconocimiento preciso de textos en varios idiomas.
- Diseños complejos: El software de OCR puede tener dificultades para reconocer con precisión el texto si la imagen contiene diseños complejos, como varias columnas o tablas. Los algoritmos OCR avanzados de AcePDF están diseñados para identificar con precisión el texto dentro de diseños complejos, lo que facilita la extracción de datos de dichos documentos.
- Documentos grandes: Si la imagen que se está editando con OCR es grande, puede llevar mucho tiempo completar el proceso de OCR. AcePDF utiliza algoritmos avanzados de procesamiento paralelo para OCR de documentos grandes de manera rápida y eficiente.
Hacer que los documentos PDF escaneados se puedan buscar
Un PDF que admite búsquedas es un documento que permite al usuario buscar texto específico o palabras clave dentro del documento.
AcePDF se puede usar para hacer que los archivos PDF escaneados se puedan buscar; así es cómo:
Paso 1 Instale AcePDF y ejecútelo
LANZAMIENTO AcePDF y cargue el archivo PDF escaneado que desea que se pueda buscar. Una vez que el documento PDF escaneado esté abierto en AcePDF, vaya al menú principal y elija la herramienta OCR. En la mayoría de los casos, puede encontrar la función OCR en la sección "Herramientas" ubicada en el lado izquierdo del programa.Pruébalo gratis
Paso 2 Elija el idioma y la configuración de OCR en el cuadro de diálogo de la herramienta OCR
Elija opciones de OCR como el rango de páginas y el formato de salida. Elija el idioma del documento escaneado para que coincida con el que admite el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) de AcePDF.
Paso 3 Comience el proceso de OCR
Para comenzar el proceso de OCR, haga clic en el botón "Aceptar". Después de eso, AcePDF examinará el archivo y determinará cómo extraer el texto de la imagen. Una vez que se haya completado el OCR, inspeccione la salida para asegurarse de que el texto se haya reconocido correctamente. Verifique que esté libre de errores tipográficos, errores gramaticales y mala presentación. Puede corregir cualquier error en el texto editándolo en AcePDF.
Paso 4 Guarda el archivo
Guarde el archivo PDF con capacidad de búsqueda Una vez que obtenga los resultados deseados, guarde el documento como un archivo PDF con capacidad de búsqueda.
Sugerencias para buscar documentos PDF escaneados de manera eficiente
No estaría mal decir que PDF es actualmente uno de los formatos de documentos más utilizados. A veces, es posible que deba ejecutar el reconocimiento de texto para que el contenido de esta página se pueda buscar y seleccionar. Sin embargo, buscar manualmente una frase o palabra específica en un PDF que tiene cientos de páginas puede ser un desafío. Si usted es uno de esos miles de usuarios que usan archivos PDF con frecuencia, aquí lo ayudaremos a saber cómo buscar documentos PDF escaneados y discutir algunos consejos para crear archivos PDF escaneados con capacidad de búsqueda.
¿Cómo buscar texto en un documento PDF escaneado?
En esta sección, encontrará los pasos que puede seguir para buscar un PDF escaneado:
- En primer lugar, debe convertir el PDF escaneado a un formato editable, como un documento de Word. Para ello, puede utilizar un convertidor de PDF como AcePDF.
- Descarga el documento en este formato de texto editable y luego podrás editar, personalizar las páginas y cambiar el idioma si lo deseas.
- En el paso final, ahora puede buscar su texto específico. Simplemente puede presionar las teclas 'Ctrl + F' e ingresar la palabra o frase que desea buscar en la barra de búsqueda.
Prácticas recomendadas para hacer que se puedan buscar documentos PDF escaneados
Después de discutir cómo buscar texto en un documento PDF escaneado, aquí vamos a compartir algunas de las mejores prácticas que lo ayudarán a maximizar la capacidad de búsqueda y los beneficios del uso de documentos PDF.
- Siempre asegúrese de obtener la resolución correcta cuando escanee imágenes a PDF. Como la calidad de OCR también puede verse afectada por una resolución de escaneo más baja, se recomienda escanear a 300 ppp (puntos por pulgada).
- Debe optar por la escala de grises en lugar de B&N porque ayudará a mantener más detalles. En caso de que su documento tenga imágenes o gráficos en color, debe asegurarse de escanearlo en modo color.
- No todos los programas de OCR se crean de la misma manera, y la calidad de OCR para hacer que los archivos PDF escaneados se puedan buscar se basará en la configuración y las funciones que ofrece el software. Por lo tanto, es necesario obtener un software adecuado que pueda ofrecer OCR de mejor calidad.
- Un brillo demasiado alto o bajo puede afectar negativamente la precisión y la capacidad de búsqueda de los documentos PDF. Por lo tanto, un brillo medio del 50 % sería una opción segura para la mayoría de los escaneos.
- Por lo general, los escáneres tienen muchas configuraciones que pueden ayudar a mejorar la calidad del escaneo y, en última instancia, la capacidad de búsqueda. Por ejemplo, la 'eliminación de fondo' y la 'eliminación de sombras en los bordes' pueden mejorar la legibilidad de los documentos. Sin embargo, a veces perjudican la precisión del OCR. Por lo tanto, debe realizar algunas pruebas y ver qué configuraciones pueden ayudar a que sus documentos se puedan buscar.
Preguntas frecuentes sobre archivos PDF escaneados
A. ¿Todos los archivos PDF tienen la misma estructura?
- ¡Absolutamente no! Hay muchas maneras diferentes de hacer un PDF. Los PDF generados electrónicamente ya partir de documentos en papel escaneados son los dos tipos más comunes que encontrará. Esto produce un PDF "nativo" y archivos PDF escaneados, respectivamente. La interactividad del PDF depende de cómo se preparó originalmente el documento.
B. ¿Puede explicar PDF nativo?
- Los archivos PDF "nativos" se desarrollan digitalmente a partir de otra fuente digital. Un PDF nativo se crea a partir de otro formato digital, como Microsoft Word o Excel. Los archivos PDF nativos contienen una estructura interna legible e interpretable.
C. ¿Cómo puedo saber si tengo un PDF que permite realizar búsquedas?
- Para saber si su archivo PDF se puede buscar, deberá asegurarse de que el archivo en particular esté basado en texto. Esto significa que tiene que contener texto real. Para verificar si tiene un archivo PDF con capacidad de búsqueda o no, debe abrirlo y buscar o seleccionar algún texto con el teclado o el mouse. Si no puede seleccionar o resaltar texto, simplemente significa que el PDF no se puede buscar.
