Cómo funciona Escanear a Excel editable: detalles completos

Excel es parte de la suite Microsoft 365 que muchas personas usan en su trabajo. Con el uso de Excel en la industria digital, no es de extrañar que a muchas personas les guste escanear sus hojas impresas de Excel para compartirlas y colaborar fácilmente. Suponga que está trabajando en el mundo digital. En ese caso, sabe que escanear documentos publicados, incluidos archivos de Excel, dará como resultado un formulario basado en imágenes. Además, los archivos escaneados generalmente se convierten en archivos PDF basados ​​en imágenes. Esta es una excelente manera de almacenar los archivos en su dispositivo y abrirlos instantáneamente si es necesario. Sin embargo, el inconveniente de escanear archivos impresos es que no puede editarlos directamente. Dado que están en su forma de imagen, debe convertirlos a un formato de Excel editable antes de poder editarlos. Dicho esto, necesita la ayuda de un convertidor confiable de escaneo a Excel. Estas herramientas pueden convertir su archivo PDF basado en imágenes en un archivo de Excel editable. Puede buscar en Internet y ver muchas herramientas de software de escritorio, de código abierto o en línea. Además, antes de elegir uno, estamos aquí para compartir algunos consejos que puede utilizar para encontrar un convertidor adecuado. Pase el cursor a la siguiente sección para obtener más información.

Casos de uso comunes para escanear a herramientas de Excel editables

La industria empresarial es uno de los sectores que más se beneficia de la conversión de documentos en papel a formatos Excel. Con todos los datos que necesitan compartir regularmente, es una pérdida de tiempo si imprimen todos los documentos y los comparten individualmente para cada departamento. Gracias a la tecnología mejorada, pueden escanear instantáneamente sus documentos disponibles y convertirlos a Excel. De esa manera, los empleados pueden hacer sus tareas rápidamente y mejorar la productividad. Además, escanear a herramientas de Excel editables produce errores mínimos o nulos debido a detalles precisos, en comparación con volver a escribir manualmente toda la información. Además, algunas de las industrias comerciales que en su mayoría utilizan archivos escaneados para herramientas de Excel se encuentran a continuación.

• Contabilidad. Excel proporciona una excelente ayuda para la contabilidad amplia y compleja. Los profesionales de la contabilidad prefieren usar Excel por sus funciones analíticas y de computación. Por lo tanto, usar un escaneo a Excel en línea o una herramienta de escritorio ayudaría a transferir datos privados de un documento impreso a Excel. Como sabe, ser contador requiere un ingreso de datos preciso, por lo que en lugar de ingresar todos los detalles nuevamente, pueden usar una herramienta para convertirlos a Excel sin esfuerzo.
• Finanzas. Los inversores y los profesionales de las finanzas pueden utilizar Excel para el modelado, el análisis y la elaboración de informes financieros. Eso es porque Excel es conocido por sus cálculos y formato matemáticos. La conversión de archivos a Excel se puede utilizar para minimizar el tiempo de colaboración sin esfuerzo del informe.
• Análisis de los datos. En el análisis de datos, los empleados extraen información de los datos. Los analistas de datos profesionales y las empresas procesan esta información para tomar decisiones comerciales. Principalmente, en el análisis de datos, Excel es la aplicación estándar para organizar los datos recopilados. Además, adquirir un convertidor de escaneo a XLS puede beneficiarlos al convertir detalles esenciales de un documento impreso a un formato digital al instante. Por lo tanto, los empleados pueden terminar rápidamente sus tareas y recopilar más datos o hacer otras cosas en su tiempo libre.

Funciones que debe buscar en una herramienta de conversión de escaneo de Excel

Si está buscando un software o una herramienta en línea para convertir sus documentos escaneados en Excel, debe conocer las características que necesita para su trabajo. Cada uno de ellos tiene características diferentes, y varían dependiendo de los requisitos que necesites. Para guiarlo, presentamos algunas características que debe tener en cuenta al buscar las mejores soluciones de escaneo a Excel de código abierto, en línea o de escritorio. Consúltalos a continuación para leer más.

• Tecnología OCR. Esta característica es esencial en un convertidor de archivos. Recomendamos utilizar una herramienta que admita la función OCR para convertir fácilmente todos los archivos escaneados a formato Excel editable. Además de eso, el uso de una aplicación con OCR permite la conversión correcta sin comprometer el diseño original del archivo.
• Procesamiento por lotes. Si va a utilizar un convertidor de escaneo a Excel en línea, el procesamiento por lotes es difícil de lograr. Esto se debe a que la mayoría de las herramientas en línea gratuitas no admiten el procesamiento por lotes. Por lo tanto, puede optar por un software que pueda convertir múltiples archivos escaneados a Excel con un solo clic. Esto le ayudará a ahorrar tiempo en lugar de convertir muchos archivos individualmente.
• Admite diferentes formatos de archivo. Otra característica que debe considerar es el soporte de la herramienta para formatos de archivo populares. Lo mejor es obtener un software que pueda cambiar los documentos escaneados a otros formatos editables, como PPT, Word, PDF editable o texto sin formato. Esto también lo ayudará a convertir archivos escaneados a otros formatos si es necesario.

Consejos para evaluar diferentes opciones de software

Esta parte presenta valiosos consejos para ayudarlo a evaluar las opciones de software. Puede confiar en los consejos útiles escritos a continuación si obtiene un software de escritorio en lugar de un convertidor de escaneo a Excel en línea o gratuito con funciones limitadas. A continuación, lo ayudará a decidir qué aplicación puede agregar a su lista y probarla.

• Investigue, cree y organice una lista de posibles aplicaciones de software que llamaron su atención. Considere una herramienta que se centre en un proceso particular que lo ayudará en la conversión y otras tareas, como la edición.
• Limite sus opciones a menos selecciones principales de acuerdo con sus características y ajuste. Asegúrese de que las opciones restantes cumplan con los requisitos esenciales que prioriza principalmente. Las aplicaciones gratuitas Scan to Excel también serán útiles si cumplen con sus estándares.
• Pida a algunos de sus compañeros de equipo o colegas que realicen una prueba para probar el software. Se recomienda una prueba para realizar pruebas exhaustivas y proporcionar más tiempo para explorar la aplicación.
• Una vez finalizada la prueba de prueba, solicite y recopile comentarios de sus compañeros de equipo sobre el software. Sería útil pedir opiniones y comentarios generales.
• Con la ayuda de la retroalimentación, tome una decisión final. Obtenga el mejor conversor de escaneo a Excel que puede beneficiar a todo su equipo para tener más confianza con la tarea.

Cómo utilizar un convertidor de escaneado a Excel

Después de conocer las características y los consejos que debe tener en cuenta, le mostraremos cómo funciona un convertidor de archivos escaneados a Excel. En esta parte, recomendamos utilizar AcePDF. Es un editor y conversor en uno que cumple con todos los estándares que necesitas en el software. La herramienta le permite convertir sus documentos escaneados, como Excel, PDF y Word, a un formato flexible de Excel. También puedes usarlo para convertir PDF escaneado a Word y otros formatos. Además, puede usar la aplicación para convertir tantos archivos como desee simultáneamente sin sobrescribir los detalles de cada archivo. Además, puede decidir un rango de páginas específico en el que desea comenzar la conversión para descartar las páginas no deseadas. Además, puede usar su modo estándar y mejorado para un mejor proceso de reconocimiento. Finalmente, vea cómo es posible escanear una imagen a un proceso de Excel con esta impresionante aplicación.

Paso 1 Instale el convertidor de escaneado a Excel

Instalación de la AcePDF es lo inicial que debes hacer. Por lo tanto, seleccione el botón "Descargar" del menú de arriba que corresponda al sistema operativo de su computadora. Una vez que se haya guardado el instalador, haga clic en él para iniciar el asistente de configuración. Luego, las instrucciones de instalación le permitirán iniciar la aplicación de manera efectiva. Luego, familiarícese con el programa explorando la interfaz principal.

Paso 2 Abra el documento escaneado

Haga clic en el icono "Abrir carpeta" en la parte central de la herramienta y su menú de archivo aparecerá en la pantalla, permitiéndole seleccionar el archivo escaneado. También puede presionar el botón "Abrir archivo" en el panel izquierdo de la herramienta para importar archivos. Además, el ícono "+" en la esquina superior izquierda ayuda a agregar sus documentos al software.

Paso 3 Comience a convertir archivos escaneados a Excel

Luego, vaya a la pestaña "Herramientas" en el menú principal y haga clic en "Proceso por lotes". Una vez hecho esto, elija "OCR" de la lista y aparecerá el archivo agregado. Presiona el ícono "+ Agregar archivo(s)" para importar más documentos escaneados. En este tutorial, utilizaremos un PDF escaneado como ejemplo. Después de eso, determine el modo de reconocimiento, el idioma y la carpeta de salida. A continuación, elija "Excel" como formato de salida y presione "Reconocer" para iniciar el proceso.

Paso 4 Compruebe el nuevo archivo de Excel editable

Finalmente, dirígete a la carpeta establecida y localiza el archivo de Excel. Luego, haz clic derecho en el archivo y selecciona "Abrir con". Una vez hecho esto, seleccione Excel de las opciones para abrir el archivo convertido. Ahora puede editar el archivo a su gusto en la aplicación de Excel.

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