Los consejos y ejemplos completos para escribir correos electrónicos de fuera de la oficina

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Los mensajes de fuera de la oficina son beneficiosos en contextos profesionales y son significativos en la comunicación contemporánea. Cuando las personas están fuera de su lugar de trabajo o no pueden responder a los mensajes, un mensaje de fuera de la oficina es una respuesta automática que informa a los remitentes sobre su falta de disponibilidad. Fomenta la transparencia al permitir que los demás sepan cuándo no estará disponible o no podrá responder de inmediato. Al informar a sus compañeros de trabajo, clientes u otras partes interesadas de su ausencia, evita malentendidos y ayuda a gestionar las expectativas. Además, reconocer el mensaje y decirle al remitente de su ausencia demuestra que valora y respeta su mensaje. Demuestra que está dedicado a mantener una excelente comunicación y a tomar sus deberes en serio. Además, puedes personalizar tus mensajes de fuera de la oficina según tus gustos. Por ejemplo, puede poner sus contactos o sugerir un marco de tiempo de seguimiento adecuado. De esa forma, el remitente puede esperarte o encontrar soluciones alternativas durante tu ausencia. Esto minimiza las interrupciones y mantiene la productividad dentro de la organización. Si quieres aprender a hacer un mensaje profesional fuera de la oficina, ¡tenemos todos los detalles y consejos que necesitas! Entonces, ¡pasa a la siguiente parte y aprende de ellos!

Purpose of Out-of-Office Messages

Las notificaciones de fuera de la oficina les permiten a las personas saber que no está disponible y que no puede responder rápidamente sus correos electrónicos o solicitudes. Además, gestiona la comunicación y establece expectativas con clientes y compañeros de trabajo mientras estás fuera. Un buen beneficio del correo electrónico fuera de la oficina es notificar a las personas sobre su ausencia del trabajo, ya sea por vacaciones, viaje de negocios u otras razones. Además, estos mensajes a menudo confirman que se ha recibido el mensaje del remitente. Esto asegura al remitente que el correo electrónico ha llegado al destinatario previsto y no se ha perdido. No obstante, tenga en cuenta los siguientes consejos para gestionar eficazmente las expectativas de los clientes y compañeros durante su ausencia.

• En el mensaje de fuera de la oficina, especifique las fechas de su ausencia. Si es necesario, indique la causa de su ausencia y explique brevemente. Dependiendo de tu motivo, puedes hacer un mensaje de fuera de la oficina por baja maternal u otros.
• Mencione en su mensaje si solo tendrá acceso limitado a los correos electrónicos o si no los revisará. En términos de cuándo podrá reaccionar a las preguntas, sea realista.
• Incluya sus datos de contacto en su mensaje de fuera de la oficina si sus colegas o un departamento específico pueden ayudarlo mientras está fuera. Esto garantiza que los problemas urgentes se puedan manejar de inmediato.
• Si es posible, informe a sus clientes y compañeros de trabajo importantes sobre su licencia inminente. Esto les permite hacer planes apropiados y podría reducir cualquier interrupción potencial provocada por su ausencia.
• Puede ajustar su mensaje de fuera de la oficina según el receptor. Por ejemplo, puede tener varios mensajes para compañeros de trabajo internos, clientes externos o conocidos personales. Además, puede copiarlos en CC (copia al carbón) en el correo para un enfoque más rápido.

Elaboración del mensaje perfecto fuera de la oficina

La comunicación clara y la atención a los detalles son necesarias cuando se crea un mensaje convincente de fuera de la oficina. Mantenga su respuesta automática profesional breve y pertinente mientras conserva un tono profesional en todo momento. Concentrarse en estos elementos puede ayudar a desarrollar una carta de ausencia efectiva que transmita su ausencia y brinde a los destinatarios la información requerida. Estos son algunos consejos centrados específicamente en la importancia de un asunto y un saludo concisos e informativos y de presentarse profesionalmente.

Importancia de una línea de asunto concisa e informativa:

• Que sea breve: Asegúrate de que tu línea de asunto sea clara y vaya al grano. Concéntrese en comunicar el propósito del correo electrónico en lugar de incluir detalles irrelevantes.
• Incluye detalles esenciales: Deja claro que el mensaje es fuera de la oficina, e indica tu nombre y los días de tu ausencia. Esto facilita que los destinatarios entiendan el propósito del correo electrónico al instante.
• Por ejemplo: "Fuera de la oficina: [Su nombre] - [Fechas]"

Saludar y presentarse de manera profesional:

• Comience con un saludo cortés: Use un saludo formal para establecer el tono, como "Estimado [Nombre del destinatario]" o "Hola", para comenzar una carta.
• Presentarte: Si no ha hablado con el receptor, preséntese rápidamente e indique su puesto o función dentro de la empresa. La credibilidad y el contexto se establecen de esta manera.
• Por ejemplo: "Estimado [Nombre del destinatario],"

Notifying the Duration of Absence

Para evitar confusiones y tener en cuenta los cambios de zona horaria, es fundamental ser específico al indicar la duración de su ausencia en un mensaje interno de fuera de la oficina. La comunicación efectiva sobre la duración de su ausencia y las diferencias horarias asegura que los receptores sepan cuándo anticipar su respuesta. Además, los siguientes consejos pueden ayudarlo a manejar las expectativas y explicar con éxito las fechas de su ausencia:

• Indique claramente las fechas: Mencione específicamente las fechas de inicio y fin de su ausencia. Esto deja en claro a los receptores exactamente cuándo no estará disponible.
• Especifique la zona horaria: Considere incluir la zona horaria en su mensaje de fuera de la oficina si se encuentra en una zona horaria diferente a la de sus destinatarios. Esto evita malentendidos y facilita a los receptores estimar el tiempo de su respuesta en función de su zona horaria.
• Ajustar expectativas: Asegúrese de mencionar cualquier posible retraso causado por las diferencias de zona horaria en su comunicación. Además, informe a los destinatarios que las respuestas pueden tardar más de lo habitual debido a la diferencia de zonas horarias. Esto disminuye la posibilidad de frustración y gestiona las expectativas.
• Ofrezca información de contacto alternativa: Proporcione otros datos de contacto para inquietudes urgentes además de anunciar las fechas. Además, mencionar que se puede acceder al contacto de respaldo durante el horario comercial habitual en la zona horaria adecuada es algo en lo que pensar. Los receptores pueden usar esto para ponerse en contacto con alguien de inmediato que pueda ayudarlos.
• Considere usar herramientas de conversión de zona horaria: Suponga que se comunica habitualmente con personas en diferentes zonas horarias. En ese caso, puede utilizar convertidores o programas en línea para ofrecer información de disponibilidad precisa.

Indicando contactos alternativos

Cuando identifique contactos alternativos en sus vacaciones de mensajes fuera de la oficina, elija a los compañeros de trabajo adecuados que puedan encargarse de las cosas urgentes en su nombre. Asegúrese de que los contactos alternativos conozcan su mensaje de ausencia y reciban la información necesaria para responder a las preguntas de manera eficiente. A continuación se encuentran algunas sugerencias para ayudarlo a proporcionar información de contacto de manera efectiva para puntos de contacto alternativos:

• Deben elegirse colegas con la competencia y el poder para manejar asuntos urgentes sin su presencia. Tenga en cuenta a aquellos que conocen su tarea y pueden ofrecerle asistencia confiable.
• Asegúrese de que los contactos alternativos conozcan y se sientan cómodos asumiendo este rol antes de incluirlos como contactos alternativos. Puede pedir permiso y asegurarse de que estén dispuestos y puedan ayudarlo mientras usted no está.
• Indique el nombre completo, cargo y teléfono o dirección de correo electrónico de los contactos alternativos y su puesto. Esto hace que sea sencillo para los receptores pedirles ayuda.
• Describa brevemente los tipos de problemas o preguntas que puede manejar el contacto de respaldo. Esto hace que su trabajo sea más preciso y más evidente para los receptores cuando sea apropiado contactarlos.
• Mencione los tiempos de disponibilidad precisos para el contacto de reemplazo en su respuesta. Una buena plantilla de fuera de la oficina para esto puede ser: "Tenga en cuenta que [nombre del contacto alternativo] está disponible de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.".
• Agradezca a los contactos suplentes por su disposición a ayudar durante su ausencia. Reconocer su ayuda indica profesionalismo y fomenta la buena voluntad.

Establecer expectativas para los tiempos de respuesta

Es esencial crear plazos razonables y controlar las expectativas de posibles retrasos mientras está fuera cuando describa los tiempos de respuesta en su mensaje de fuera de la oficina. Además, actualice rápidamente su mensaje de fuera de la oficina si cambia su disponibilidad o el tiempo de respuesta anticipado. De esa manera, puede mantener el profesionalismo y garantizar una excelente experiencia para usted y los destinatarios. Además, establece expectativas razonables y las gestiona de manera eficiente. Vea los consejos a continuación para comunicar las expectativas de tiempo de respuesta de manera efectiva:

• Sea transparente sobre su disponibilidad. Indique que está temporalmente fuera de la oficina y que su tiempo de respuesta puede retrasarse. Sea abierto y honesto acerca de su disponibilidad. Esto reduce la posibilidad de malentendidos y gestiona las expectativas. Por ejemplo: "Quería tomarme un momento para discutir los tiempos de respuesta y ser transparente sobre mi disponibilidad", "La comunicación es importante para mí y quiero asegurarme de que estamos en la misma página con respecto a los tiempos de respuesta".
• Mencione el motivo de los posibles retrasos. Mencione la posible causa de la demora en su mensaje si algún factor específico podría prolongar su tiempo de respuesta, como acceso limitado al correo electrónico o estar en una zona horaria diferente. Esto ayuda a los receptores a comprender qué causó la demora. Por ejemplo: "Mientras navegamos por períodos ocupados o circunstancias imprevistas, puede haber retrasos ocasionales en mis respuestas", "Comprenda que puede haber casos en los que mi respuesta se retrase debido a reuniones programadas u otros compromisos".
• Proporcione un marco de tiempo general. Proporcione un cronograma general dentro del cual los destinatarios puedan anticipar una respuesta suya en lugar de un tiempo específico para su respuesta. Puede responder en uno o dos días una vez que regrese. Por ejemplo: "Por lo general, puede esperar una respuesta mía dentro de 1 a 2 días hábiles, dependiendo de la complejidad del asunto", "Mi objetivo es responder a los mensajes de manera oportuna y haré todo lo posible para responder dentro de las 48 horas". ."
• Expresar gratitud por la comprensión. Agradezca a la persona por su paciencia y comprensión. Reconozca el significado de su pregunta y asegúreles que los atenderá tan pronto como regrese. Por ejemplo: "Agradezco su comprensión y paciencia durante los momentos en que mi respuesta puede tardar un poco más", "Gracias de antemano por su flexibilidad y consideración con respecto a los tiempos de respuesta".

Communicating the Reason for Absence

El objetivo principal de un mensaje de fuera de la oficina es alertar a los destinatarios sobre su ausencia y brindarles cualquier información o apoyo que puedan necesitar. Por lo tanto, es importante equilibrar la entrega de detalles adecuados y el mantenimiento de los límites al explicar su ausencia en las plantillas de mensajes de fuera de la oficina. Aquí hay algunas sugerencias para explicar claramente su ausencia:

• Mantenga su explicación breve y amplia. A menos que sea pertinente para sus destinatarios o esencial para que ellos comprendan el problema, no es necesario que se esfuerce demasiado en determinar la causa de su ausencia.
• Un mensaje de fuera de la oficina es una comunicación formal, así que tenlo en cuenta. No revele información privada o confidencial a menos que sea necesario para el destinatario.
• Dé una breve explicación de por qué estuvo ausente. Una declaración directa como "Actualmente estoy asistiendo a una conferencia" o "Estoy de vacaciones" es suficiente. Por ejemplo, ya sea que asista a una conferencia o se vaya de vacaciones.
• Es aceptable usar una declaración más amplia como "Actualmente estoy fuera de la oficina por motivos personales" sin entrar en más detalles si los factores personales causaron su ausencia que preferiría no revelar.

Asuntos urgentes y no urgentes

Para instruir a los destinatarios sobre cómo manejar solicitudes o consultas, es esencial distinguir entre inquietudes urgentes y no urgentes en un mensaje de fuera de la oficina. He aquí cómo transmitir esta diferenciación de manera efectiva:

• Defina claramente lo que, en su entorno, califica como un asunto urgente. Algunos asuntos urgentes son plazos sensibles al tiempo, problemas esenciales urgentes o circunstancias que impactan considerablemente las operaciones corporativas. Por ejemplo: "Para asuntos urgentes que requieren atención inmediata, comuníquese con [Nombre] al [Correo electrónico/Teléfono], quien podrá ayudarlo de inmediato".
• Cuando responda preguntas o solicitudes que no sean urgentes, infórmele al destinatario que lo hará una vez que regrese, pero tenga en cuenta que puede haber una demora. Para problemas que no sean urgentes, establezca expectativas razonables para los tiempos de respuesta. Por ejemplo: "Para asuntos que no sean urgentes, haré todo lo posible para responder a su correo electrónico dentro del [plazo] después de mi regreso. Por favor, tenga paciencia conmigo mientras me pongo al día con cualquier trabajo pendiente y atiendo su solicitud de manera exhaustiva".
• Exprese su agradecimiento por la paciencia y la comprensión de los destinatarios mientras navegaban por la distinción de urgencia. Además, asegúreles que aprecia su comunicación mientras expresa gratitud por su colaboración. Por ejemplo: "Agradezco su comprensión y paciencia durante mi ausencia. Haré todo lo posible para responder a su correo electrónico tan pronto como esté de vuelta en la oficina".

Dirigir solicitudes a otros recursos

Puede ser útil incluir referencias a otros recursos en un mensaje de fuera de la oficina para dar a los destinatarios otras opciones de asistencia. Permita que los destinatarios encuentren soluciones de forma independiente y satisfagan sus requisitos inmediatos mientras usted está fuera al delegar las solicitudes a otros recursos. He aquí cómo comunicar este desvío de manera efectiva:

• Elija los recursos que serán más útiles para los destinatarios al responder sus preguntas o cumplir con sus solicitudes. Esto puede incluir contactos departamentales, preguntas frecuentes, bases de conocimientos, materiales de autoayuda y herramientas web especializadas.
• Mencione en detalle los recursos particulares que los destinatarios pueden utilizar. Esto podría ser direcciones de sitios web, números de teléfono o direcciones para llegar a los recursos necesarios.
• Se debe informar a los destinatarios que, aunque ahora no está disponible, estará encantado de responder a sus preguntas o solicitudes una vez que esté de regreso. Reafirme su dedicación para atender sus requerimientos al tiempo que reconoce la rápida asistencia brindada por los recursos indicados.

Personalizing Out-of-Office Message

Personalizar su mensaje de ausencia puede causar una gran impresión y permitirle comunicarse con los destinatarios en un nivel más humano. Además, a continuación se proporcionan ejemplos de mensajes de fuera de la oficina en varios estilos para ayudarlo a aliviar su tiempo. Siéntase libre de modificar estas muestras para adaptarlas a sus preferencias y situación. Para ello, puedes aprovechar AcePDF. Es un software versátil que puede editar, organizar e incluso convertir plantillas PDF. Además, cuenta con una amplia gama de herramientas de edición donde puedes insertar fácilmente tu nombre, agregar más texto e imágenes, o incluso diseñar la plantilla a tu gusto. Además, la herramienta le permite hacer que el mensaje de fuera de la oficina sea más informativo agregando contactos alternativos, preguntas frecuentes y más. Agregar un toque personal a su comunicación fuera de la oficina puede brindar a los destinatarios una sensación de valor y crear una primera impresión favorable.

1. Mensaje divertido de fuera de la oficina

Si buscas una plantilla de mensaje de fuera de la oficina divertida y con todo el humor que necesitas para que el mensaje sea ligero, te recomendamos esta plantilla divertida fuera de la oficina. Ya está completo; debe modificar el nombre del destinatario, fecha de ausencia, regreso y otros detalles. Además, puede editar la plantilla agregando más información o eliminando textos no relacionados. Lo mejor de usar una plantilla fácilmente disponible es que puede guardarla y reutilizarla en cualquier momento.

2. Mensaje formal de fuera de la oficina

Un mensaje formal de fuera de la oficina es una comunicación profesional y apropiada para el negocio que les permite a los colegas saber que usted no estará disponible. Por lo general, se emplea en el lugar de trabajo o en situaciones profesionales cuando las prioridades son preservar un comportamiento profesional y comunicar de manera efectiva información crucial. Por ejemplo, puedes obtener esto plantilla de mensaje formal de fuera de la oficina para comenzar el mensaje con un saludo cortés y profesional sin mucho esfuerzo.

3. Mensaje de fuera de la oficina por vacaciones

Un mensaje de vacaciones fuera de la oficina se envía cuando usted estará fuera del trabajo o no podrá comunicarse con usted debido a un día festivo o unas vacaciones. Este tipo de comunicación se usa con frecuencia para informar a los compañeros de trabajo, clientes o clientes que estará fuera de la oficina y solo podrá responder sus preguntas o cumplir con sus solicitudes una vez que regrese. En cuanto a este tipo de mensaje, puede utilizar un prefabricado mensaje de fuera de la oficina por vacaciones y vacaciones para editarlo de acuerdo a tu preferencia fácilmente.

4. Mensaje de baja por enfermedad fuera de la oficina

Cuando alguien no puede trabajar debido a una enfermedad u otros problemas médicos, se emite un mensaje de ausencia por enfermedad. Les permite a los compañeros de trabajo, clientes o clientes saber que estará fuera de la oficina. Al mismo tiempo, usted está enfermo y no podrá responder a sus preguntas o solicitudes hasta que se sienta mejor y regrese a la oficina. Por ejemplo, este fácilmente disponible mensaje de baja por enfermedad fuera de la oficina La plantilla se puede guardar para minimizar su tiempo creando una nueva. Puede descargarlo en PDF y editarlo según sus requisitos.

5. Mensaje de baja por maternidad fuera de la oficina

Un mensaje de fuera de la oficina para la licencia de maternidad tiene como objetivo informar a las personas que estará temporalmente ausente debido al nacimiento de un hijo y brindarles formas alternativas de comunicarse con usted. Ayuda a controlar las expectativas, garantiza la continuidad mientras está fuera y transmite la necesidad de compasión y apoyo durante este período único. Aunque hay muchas plantillas disponibles, recomendamos enfáticamente usar esta mensaje de baja por maternidad fuera de la oficina plantilla. Tiene todos los detalles que pueden hacer que el destinatario comprenda fácilmente su situación.

Patricia Rapatalo

7 de diciembre de 2023