Detalles completos que debe saber sobre el reconocimiento de texto PDF

Con la ayuda de la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), el texto impreso o escrito a mano en una imagen o documento ahora se puede transformar en forma digital. Los libros, los archivos PDF, las facturas y otros materiales impresos o escritos a mano se pueden digitalizar y procesar mediante OCR. La tecnología OCR lee la imagen de un documento, identifica patrones de caracteres y transforma esos patrones en texto digital. Hoy en día, la demanda de OCR ha aumentado ya que la mayoría de las personas confían en la tecnología. En comparación con la entrada manual de datos, requiere menos tiempo y esfuerzo y acelera el procesamiento de documentos y la gestión de la información. Si es nuevo en este método, es posible que busque formas de usar OCR en sus archivos PDF u otros documentos disponibles. Aprender a OCR un PDF puede brindarle la ventaja de almacenarlos en la nube para un acceso rápido. Para ayudarlo a realizar este proceso, le presentaremos el software más notable que puede usar. Estas herramientas son conocidas por sus impresionantes funciones y compatibilidad con las funciones de OCR. Además, le daremos consejos sobre cómo hacer OCR en archivos PDF para mejorar aún más su resultado final.

Beneficios de OCR frente al escaneo tradicional

El software OCR para PDF garantiza muchos beneficios que lo ayudan a reducir su tiempo en el trabajo y otros asuntos relacionados. Aparte de descubrir que es OCR, es mejor entender la diferencia entre OCR y escaneo tradicional. Además, la tecnología OCR tiene una salida más sofisticada que el escaneo estándar que puede funcionar en teléfonos inteligentes y otros dispositivos. Esto se debe a que, en lugar de capturar su documento como una imagen, identifica y reconoce los caracteres y los convierte en texto legible por máquina. Mientras tanto, el escaneo tradicional es un proceso basado en una máquina que puede escanear y reproducir una imagen digital del archivo, pero no se puede editar. Entonces, ahí es donde entra en juego el OCR. Puede usarlo para convertir documentos basados ​​en imágenes del escáner tradicional y convertirlos a un formato editable. Además, las siguientes son algunas de las ventajas del método OCR sobre el escaneo convencional.

• OCR agiliza la búsqueda y extracción de texto de PDF y otros archivos al permitirle buscar palabras o frases específicas dentro de ellos.
• Es mucho más rápido que el escaneo tradicional, ya que detecta el texto automáticamente, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente. Además, reduce el tiempo requerido para digitalizar archivos.
• La tecnología OCR es confiable en la preservación de documentos. Produce reproducciones digitales de documentos privados o frágiles que se pueden mantener y acceder sin comprometer los diseños y la información originales.
• Al adquirir el proceso de digitalización y liberar el tiempo de los empleados para otras tareas, la tecnología OCR puede contribuir a aumentar la productividad. Puede usar OCR PDF a Excel, Word y otros formatos editables para ayudarlo a terminar su tarea de manera eficiente.

Cómo OCR PDF a texto con Adobe Acrobat Pro

1. Pasos para OCR un PDF en Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro es un software profesional con gran soporte para la tecnología OCR. Con esta herramienta, puede extraer texto sin esfuerzo y cambiar documentos escaneados a archivos PDF editables y con capacidad de búsqueda. Además, el software funciona como un convertidor de texto. Extrae automáticamente el texto de los archivos o imágenes escaneados y los convierte en archivos PDF editables. Además, su nuevo PDF coincidirá con la impresión original con su generación de "Fuente personalizada automática". Siga la guía a continuación sobre cómo funciona este software PDF OCR.

Paso 1 Abra el archivo escaneado en Adobe Acrobat Pro

Primero, instale la aplicación Adobe Acrobat Pro en su computadora y ejecútela. Luego, presione la herramienta "Editar PDF" de la lista de funciones para acceder a otra ventana. Aquí, vaya al "Panel de herramientas" ubicado en el lado izquierdo de la herramienta. Después de eso, presione el botón "Archivo" e importe el archivo escaneado.

Paso 2 Comience a convertir PDF a texto

A continuación, diríjase al lado derecho y seleccione "Escanear y OCR" en el conjunto de menús para abrir una barra de herramientas. Luego, ubique la barra de herramientas en la parte superior de la herramienta. Por lo tanto, haga clic en la opción "Reconocer texto" y seleccione si desea ejecutar el proceso en uno o varios archivos. Después de eso, presione "Reconocer texto" para iniciar el proceso de reconocimiento y conversión de texto PDF. Luego, verifique si el texto es editable seleccionando palabras o frases en la página.

2. Consejos para optimizar los resultados de OCR

El uso de funciones de OCR en su trabajo puede ser complicado y necesita tiempo para familiarizarse si es un principiante. Aquí hay algunos consejos valiosos para obtener mejores resultados en el proceso de Adobe OCR PDF o incluso si está utilizando otro software.

• Asegúrese de poder leer las imágenes o los archivos escaneados con los ojos. La fuente no debe estar dañada y libre de arrugas para que tengas mejores resultados.
• Otro consejo es que la imagen o el PDF escaneado tenga el tamaño o la resolución correctos. De esa manera, el resultado será más preciso.
• Si la imagen escaneada tiene ruido de fondo o de primer plano, elimínelo rápidamente para una extracción de datos de alta calidad. El ruido puede hacer que el motor tenga dificultades para leer las fuentes y disminuir la precisión.
• Aumente el contraste entre el texto y el fondo para aclarar el resultado final. El mejor contraste ayudará al software PDF OCR gratuito o de pago a analizar y leer las imágenes con precisión.

3. Problemas comunes al usar OCR y cómo solucionarlos

Ingresar un archivo en las aplicaciones de OCR no significa necesariamente que el software siempre le brindará algo que valga la pena. Esto varía por alguna razón. No te preocupes porque son manejables y se pueden arreglar al instante. Aunque algunos archivos salen sin errores, tenemos algunos consejos si su documento no sale. Estos son algunos de los problemas habituales del convertidor OCR de PDF a texto con los que puede encontrarse y consejos útiles para solucionarlos:

• Problema de escaneo. El problema es menos evidente con su aplicación OCR y más con el escaneo inicial. Los escaneos de baja calidad serán difíciles de leer para el software. Por lo tanto, asegúrese de escanear su documento a "300 DPI". Además, mantenga su escaneo lo más recto posible.
• Problema textual. Los problemas de texto son más complicados porque no puede modificar el contenido del archivo original. Sin embargo, puede hacer algunos métodos para solucionarlo. Para hacerlo, asegúrese de que su archivo esté en un idioma que su software de OCR pueda leer. No todos los programas están creados para leer todos los idiomas. Además, las aplicaciones de OCR no pueden reconocer la escritura a mano, así que verifique dos veces su documento antes de convertirlo.
• Problema de fuente. El software de OCR puede tener dificultades para reconocer texto en estilos de fuente únicos o nuevos. Use fuentes clásicas como Times New Roman, Helvetica o Arial para aumentar la precisión.

Cómo OCR PDF a Word con otras herramientas avanzadas

Aunque Adobe Acrobat Pro es un software OCR impresionante, cuesta $ 19 mensuales y no hay una licencia de por vida disponible. Esto no es práctico para los usuarios con un presupuesto ajustado. Por lo tanto, puede optar por utilizar otro software como AcePDF. Es una herramienta avanzada que funciona como Adobe Acrobat Pro a un precio más accesible de $99.95 por una licencia de por vida. Además, el software tiene características notables, incluido OCR, para administrar todos sus archivos escaneados, incluidos los PDF basados ​​en imágenes. Lo que lo hace mejor que Adobe Acrobat Pro es que puede seleccionar una página específica para convertirla en un formato editable, como Word, Excel, PPT, texto sin formato y otros. Con eso, solo tiene la opción de convertir páginas esenciales. Observe el tutorial a continuación para aprender a usar este mejor software PDF OCR.

Paso 1 Instale el software OCR

Presione el instalador correspondiente que ve arriba para su computadora Windows o Mac. Ejecute el archivo y deje que su computadora lo reconozca hasta que aparezca el mensaje. Luego, siga la guía desde el aviso para instalar el AcePDF completamente. Luego, inicie el software y avance al siguiente paso.

Paso 2 Comience a escanear y convertir archivos escaneados

Ahora, presione el "Proceso por lotes" en el panel izquierdo del software para iniciar las funciones por lotes. Luego, elija "OCR" de las opciones e importe su archivo. Si desea escanear y convertir varios documentos, presione el ícono "+ Agregar archivo (s)" para agregar otros archivos escaneados. Una vez hecho esto, identifique el modo de reconocimiento, el idioma y la carpeta de salida según sus requisitos. Después de eso, presione el "Formato de salida" y configúrelo en "Word". Finalmente, marque el botón "Reconocer" para comenzar.

Paso 3 Verifique el documento convertido

La salida final se transferirá a la carpeta de salida establecida cuando se complete. Entonces, diríjase a la carpeta y verifique el documento convertido que tiene "OCR" en su nombre de archivo. Más tarde, haga clic derecho en el archivo y haga clic en "Abrir con". Luego, elija "Word" en el menú o elija sus aplicaciones de procesador de texto preferidas disponibles. Ahora puedes editar el archivo gracias al mejor OCR para PDF.

Mejores prácticas para OCR-ing PDF

1. Consejos para elegir el software adecuado

Aquí hay algunas características para elegir el software de OCR correcto. Primero, revíselos para tener una idea de lo que debe buscar en una herramienta PDF OCR. Después de eso, puede identificar cuál de Adobe Acrobat Pro y AcePDF puede usar.

• Precisión. La precisión del software OCR es necesaria. Busque un software que afirme tener altas tasas de precisión para obtener resultados precisos. Además, lea las opiniones y comentarios de los usuarios para respaldar estas declaraciones.
• Formatos de salida. ¿La salida de la aplicación OCR es compatible con otros formatos editables, como Word, texto sin formato, PPT y otros? Considere una aplicación que admita varios formatos de salida para uso futuro.
• Admite diferentes idiomas. Verifique el soporte del software OCR para diferentes idiomas. Es posible que algunas herramientas de reconocimiento de texto PDF solo sean compatibles con conjuntos de caracteres específicos o idiomas como el inglés.
• Integración. ¿Qué tan bien funciona el programa OCR con el otro software que utiliza? Si trabaja con frecuencia con archivos PDF, el software OCR que se puede integrar con su editor de PDF puede ser útil.

2. Mejores prácticas para preparar archivos PDF para OCR

Las siguientes son las mejores prácticas que pueden ayudarlo a reconocer el texto en sus archivos PDF escaneados de manera eficiente. Estos consejos aseguran que sus archivos PDF escaneados estén optimizados para OCR y proporcionen una conversión más precisa y efectiva a un formato digital editable.

• Asegúrese de obtener la elección correcta de la herramienta OCR. Ya sea que desee usar un PDF OCR en línea o una aplicación de OCR de escritorio y móvil, es mejor tener una herramienta confiable.
• Antes del proceso, familiarícese con las características, funciones y configuraciones de la aplicación OCR.
• Compruebe si los archivos PDF escaneados están completos y si se incluyen todos los detalles necesarios. El inicio del proceso de OCR no se puede deshacer en la mayoría de los programas de OCR.
• Identifique las páginas no deseadas que desea incluir en el proceso. De esa manera, puede eliminarlos antes de iniciar el método OCR.

3. Estrategias para administrar archivos PDF con OCR

Administrar los archivos PDF convertidos es esencial después de que los archivos hayan sido procesados ​​por OCR y convertidos. Al observar estas estrategias, puede administrar efectivamente su archivo final y garantizar que estén organizados y protegidos. Aquí hay algunas estrategias de las que puede tomar nota para administrar archivos PDF con OCR:

• Cree carpetas y subcarpetas para sus archivos PDF para que sean más fáciles de encontrar y administrar. Puede crear carpetas según el tipo de documento, el nombre, la fecha u otros criterios que mejor se adapten a los archivos.
• Agregue metadatos a sus archivos de salida, como autor, fecha de publicación, título y palabras clave, para ayudarlo a encontrarlos usando herramientas de búsqueda. Esta información se puede insertar manualmente. Mientras tanto, si está utilizando un software de OCR gratuito o de pago, que admita metadatos, sería mejor.
• Para realizar ajustes en sus archivos OCR, como agregar marcadores o resaltar texto, use un editor de PDF como AcePDF. Esto puede ser muy útil ya que la herramienta admite importantes funciones de edición de PDF.
• Haga una copia de seguridad de sus documentos convertidos en su Google Drive, Dropbox y otro almacenamiento en la nube. También puede usar una unidad externa para asegurarse de que no los perderá.
• Puede proteger sus archivos PDF OCR agregando una contraseña cifrada o limitando quién puede editarlos y verlos. Tome nota de esto, principalmente si el archivo contiene información sensible.

Conclusión

Para resumir, OCR es esencial para archivos PDF y otros documentos vitales. Mejora la productividad general, la capacidad de búsqueda y la capacidad de edición de los registros digitales. La tecnología OCR se destaca en la extracción de datos y texto de documentos escaneados, lo que hace que cada tarea sea más conveniente. Además, el uso del software adecuado garantiza un resultado preciso y nítido. Puede usar Adobe Acrobat Pro si necesita un software con diferentes opciones de edición y conversión. Además, puede seleccionarlo si desea conectar su Google Drive para almacenar y compartir fácilmente. Por otro lado, sugerimos usar AcePDF si necesita escanear y convertir páginas específicas, ya que esta característica carece de Adobe Acrobat Pro. Además, tiene una licencia de por vida para que no te preocupes por volver a suscribirte cada mes. Generalmente, la elección de uno dependerá de las características que cumplan con los requisitos que buscas.

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